טון תקשורת יעיל (הפתעה!) חשוב ביותר: 5 אסטרטגיות לאפקטיביות

אתה יודע שתקשורת היא קריטית לאמינות שלך ולאפקטיביות, אבל כמו כל כך הרבה דברים בשנים האחרונות, חשיבותה עלתה והטבע שלה השתנה. בעבודה היברידית ומרוחקת, המרחק יוצר את הצורך לתקשר בדרכים חדשות ועם דגש גדול יותר על כתיבה וגישות אסינכרוניות.

מעניין, תקשורת תורם לבריאות הנפש, הכלה, ביטחון עצמי, שימור ותרבות. ומרכיב אחד של תקשורת בולט: טון. איך המסר שלך ממוסגר ואיך הוא נתפס על ידי הנמענים יכול לעשות את כל ההבדל בהצלחה שלך ושלהם.

תקשורת מפחיתה מרחק

הזדמנויות חדשות ל לעבוד מחוץ למשרד, ממקומות מרוחקים וממרחקים הדגישו את השפעות התקשורת. על פי נתונים חדשים מ דקדוק וסקר האריס, 82% מעובדי הידע אומרים שעבודה מרחוק מגבירה את הצורך להיות מתקשר טוב יותר.

בנוסף, אנשים נאבקים לשמור על קשר עם עמיתים ו-45% מהעובדים אומרים שהקשרים האישיים שלהם סבלו על בסיס עבודה היברידית. חוויה זו משתנה לפי דור, כאשר 59% מהדור Z, 48% מהדור המילניום, 45% מהדור X ו-28% מהבייבי בומרס אומרים את אותו הדבר.

62% מהעובדים אומרים כי מיומנויות תקשורת טובות יותר נחוצות כדי לטפח גיוון והכלה. זה נכון במיוחד עבור 75% מהעובדים המזדהים כנוירודיברגנטים - המדווחים על תקשורת לא יעילה מהווה מחסום להכללה בעוד שרק 64% מהמשיבים הנוירוטיפיים מסכימים. ו-77% מאלה שעבורם אנגלית היא שפה שנייה (ESL) מדווחים כי תקשורת לא יעילה מהווה מחסום לעומת 68% מאלה שעבורם אנגלית היא השפה העיקרית שלהם.

אבל תקשורת מצוינת יוצרת גם חווית עבודה חיובית כאשר 52% מהעובדים אומרים שתקשורת אסינכרונית הופכת את העבודה שלהם לגמישה יותר, 42% מדווחים שהם פרודוקטיביים יותר ו-34% אומרים שהם מרגישים תחושת הכלה גדולה יותר. בנוסף, תקשורת אפקטיבית נתפסת כסיבה להגברת שביעות הרצון מהעבודה של 56% מהנשאלים ולשיפור היחסים עם עמיתים עבור 54%.

טון וביטחון עצמי

ישנם גורמים רבים בתקשורת יעילה - מתוכן וטון ועד אמפתיה, מצב ופלטפורמה - אבל נראה שהטון הוא קריטי במיוחד. למעשה, 53% מעובדי הידע אומרים שהטון חשוב יותר מתוכן התקשורת. אבל 71% מתקשים בבחירת המילים הנכונות כדי להימנע מפגיעה באחרים ו-56% מרגישים לא בטוחים לגבי מציאת הטון הנכון לתקשורת שלהם.

לטון יש השפעה משמעותית על האופן שבו אנשים עובדים יחד. אם לתקשורת יש גוון חיובי,

• 62% מגיבים מהר יותר
• 57% מגיבים יותר לבקשות עתידיות
• 48% מתייחסים לחשש או עושים את העבודה באיכות גבוהה יותר
• ו-59% תופסים את השולח בצורה חיובית יותר

למי שנמצא במשרדים שונים בארה"ב, או במשרדים שונים מחוץ לארה"ב או שנמצאים מרוחקים לחלוטין, כל אחד מהאחוזים הללו גדל בין 3% ל-11%.

יצירת הטון הנכון

מציאת הטון הנכון הוא תהליך עדין ושילוב עדין של אלמנטים שונים של תקשורת. הנה איך להשיג את האיזון הנכון.

מס' 1 - היה עסקי אך ידידותי

אחת הדרכים הראשונות למצוא את הטון הנכון היא להיות עסקי, אבל גם ידידותי. תצטרך לחדד את הגישה הזו לתרבות שלך ולתפקיד שלך, אבל באופן כללי, אנשים מעריכים ברכה במקום לצלול ישירות לתוך התוכן שלך. והערה כגון "אני מקווה שאתה בסדר" או א אישור קצר על מזג האוויר או העונה יכול לספק מסלול חיובי לחילופי עסקים.

כדאי לקצר, ובעיקר להשתמש בטקטיקות האלה בהודעה ראשונה שפותחת נושא. אבל אז תרצה להיות מרוכז בעסק שבידו מבלי להיות רשמי מדי. השווה את התקשורת הטובה ביותר שלך למלתחה עסקית קז'ואל שבה אתה לא מופיע במכנסי הטרנינג שלך, אבל גם אתה לא בחליפת שלושה חלקים. אתה ממוקד בתוצאות שאתה צריך להשיג אבל עם קול חיובי.

מספר 2 - היה בטוח בעצמו אך לא יהיר

בתקשורת שלך, אתה תהיה הכי יעיל כאשר אתה מאזן ביטחון עם ענווה. היו ברורים ובעלי נקודת מבט, אבל גם בקשו קלט כשזה מתאים. עם הטון שלך, תן לשולח לדעת שיש לך נקודות מבט משלך, אבל גם העריך את זו שלהם, בידיעה שאין לך את כל התשובות.

# 3 - היו תמציתיים אבל לא קצרים

אתה תרצה להגיע לנקודה בתקשורת העסקית שלך, אבל הימנע מלהיות קצר או קשוח. ספק הקשר ואל תניח שאנשים יודעים את הרקע של התקשורת שלך - אלא אם אתה בטוח שכן. ערוך את התקשורת שלך לפני שאתה שולח כך שתספק מספיק פרטים מבלי להכריע את הקורא.

היה ברור גם מה אתה מבקש. שקול להגיע לנקודה בשלב מוקדם בהודעה שלך ולאחר מכן לספק פרטים נוספים או רקע בחלק האחרון של ההודעה.

לפעמים מה שאתה לא כולל חשוב כמו מה שאתה עושה - אז היה סלקטיבי לגבי מה שאתה אומר וכלול את המרכיבים הקריטיים ביותר של התוכן. בנוסף, אל תשתמש יתר על המידה במילה הכתובה. אם ייקח יותר מחמש דקות לקריאה של הודעה כתובה, שיכלול יותר מחמש נקודות או ידרוש יותר מחמישה מטחים, זה כנראה עדיף כשיחה מהירה או חילופי דברים מילוליים.

#4 - היה משכנע אך לא רגשי

כאשר אתה מרגיש בלהט לגבי נושא או אם אתה כועס או מתוסכל, היזהר במיוחד בתגובתך. אתה תרצה להיות משכנע בטענה למשהו כשהמצב נכון, אבל להימנע מלהתגונן, רגשי או כועס בטון שלך. אם אתה מרגיש טעון במיוחד, אולי תשקול להמתין כמה שעות לפני שתלחץ על שלח או אפילו לישון על זה לפני שתפעיל את הפתק שלך.

# 5 - היה אותנטי אך לא חסר תשומת לב

יותר מכל, תרצה להיות עצמך בתקשורת שלך - בו זמנית אתה קשוב למה שישפיע ביותר על הנמען/ים של התקשורת שלך. למישהו שמאוד מונחה נתונים, תרצה להציג את הראיות, או למישהו רגיש יותר אתה עשוי לבזבז משפט נוסף בקו חימום. אבל אל תגזים, ותעשה להבטיח שאתה אותנטי. שקול כיצד התקשורת שלך תתקבל וכיצד הנמען הכי אוהב לשמוע ומבין מידע בצורה הטובה ביותר.

זה נס

תקשורת נהדרת יכול לבנות מערכות יחסים ולשפר את האמינות שלך, אבל אתה מתמודד עם הרבה מחסומים. אתה משתמש במילה שמישהו אחר מפרש בצורה שלילית. אתה מתכוון לטון שהנמען לא קורא נכון. אתה מעכב את התגובה שלך, ועמיתך מניח הנחות שגויות לגבי הסיבה שעשית זאת. ועם תקשורת כתובה, חסרים לך כל הרמזים והרמזים שאינם מילוליים. זה קצת נס שאנחנו מסוגלים לתקשר בכלל כשאתה חושב על המחסומים.

אבל התכוונות עוזרת. כשתקדישו מזמנכם לתקשורת טובה, תתחשבו בקהל שלכם וגם תקראו מחדש וערכו, תוכלו לקצור את היתרונות.

בנוסף, כאשר אתה הנמען של תקשורת, אתה יכול לתת לשולח את היתרון של הספק גם - בהכרת החסמים, אתה יכול להסתכל מעבר למילים המילוליות ולהקשיב לכוונות חיוביות.

הכוונה אינה זהה להשפעה

שמעתם שכוונה אינה שווה השפעה וזה נכון במיוחד בתקשורת כתובה, תקשורת אסינכרונית ותקשורת מרחוק. אבל שווה לעשות את המאמץ כדי שתוכל לבנות מערכות יחסים, לפתח את האמינות שלך ולהצליח בצורה מבריקה בעבודתך.