4 טיפים להגברת האמינות שלך

תקשורת יעילה היא ללא ספק אחת המיומנויות החשובות ביותר להצלחתך בעבודה - ובשאר חייך. כאשר אתה יכול לבטא את הנקודה שלך, להביע חמלה ולהציג את המקרה שלך בצורה מבריקה, אתה בונה אמינות, אמון, מערכות יחסים ומקדם את הקריירה שלך.

אבל למרבה הצער, תקשורת יכולה להיות גם מאתגרת - עם מעט מדי זמן, יותר מדי חלוקות בין אנשים וכל כך הרבה רעיונות מורכבים לחלוק. אבל מחקר חדש מדגים אילו סוגים של תקשורת אנשים מעריכים - ולכן איך אתה יכול לעבוד בצורה הטובה ביותר עם אחרים ולקצור את היתרונות.

לתקשורת יש השפעות גדולות

למיומנויות תקשורת יש השפעה משמעותית על האפקטיביות והאמינות. למעשה, כאשר מנהיגים נתפסים כמתקשרים בצורה יעילה יותר - עם יותר חום והעצמה - חברי הצוות יותר מעורבים, יעילים ואפילו אופטימיים, על פי מחקר של אוניברסיטת בולוניה ווילמאר שאפלי מאוניברסיטת אוטרכט.

ובמחקר אחר של ה אוניברסיטת מינסטר, אנשים שפטו את סגנון התקשורת מעל הסמכות המקצועית בהערכת האמינות והאמינות של תוכן ומומחים.

האתגר

תקשורת היא מאתגרת עבור רבים, עם זאת, ו-59% מעובדי הידע מודאגים מהיעילות המופחתת של התקשורת, במיוחד כשהם עובדים היברידית - על פי מחקר של Grammarly. מנהיגים עסקיים במחקר מעריכים שחברי הצוות שלהם מפסידים בממוצע 7.5 שעות בשבוע בגלל תקשורת לקויה, כאשר 72% מדווחים שהצוות שלהם נאבק ביעילות התקשורת.

בנוסף, 90% מהאנשים אמרו לתקשורת לקויה יש השפעות שליליות כמו עלויות גבוהות (45%), החמצת מועדים (39%), ירידה במוניטין המותג (34%) או ירידה בפריון (28%). ומחקר של פאמבל הראה כי 86% מהאנשים מאמינים שהיעדר מיומנויות תקשורת ושיתוף פעולה אפקטיביות הם הגורמים העיקריים לכישלון במקום העבודה - וכי כאשר צוותים מתקשרים ביעילות, זה יכול להגדיל את הפרודוקטיביות עד ל-25%.

מתקשר טוב יותר

אבל אפשר לתקשר בצורה יעילה יותר וליהנות מתגמולים נוספים של תקשורת - כמו אמינות רבה יותר ומערכות יחסים טובות יותר גם כן.

מספר 1 - היה סלקטיבי

דוא"ל יכול לקבל ראפ גרוע כבזבוז זמן, אבל רוב האנשים מעדיפים את זה. למעשה, על פי מחקר של LiveCareer, הוא נמצא בראש הרשימה מבחינת האופן שבו אנשים רוצים לתקשר בעבודה. אלו הן צורות התקשורת המועדפות על אנשים:

• אימיילים, 49%
• שיחות טלפון, 23%
• אפליקציות להודעות מיידיות, 21%

ובעולם עם יותר מדי פגישות, דוא"ל יכול להיות חלופה מבורכת. במחקר של מממממ, 57% מהאנשים אמרו שניתן היה להימנע מפגישה באמצעות אימייל, לעתים קרובות או לעתים קרובות מאוד.

היו מודעים למה שאנשים מעדיפים בדרך כלל, והשתמשו בדוא"ל בביטחון - במיוחד כאשר דוא"ל יכול להחליף פגישה. בנוסף, השתמשו בכלל של חמש עם אימייל. אם קריאה של אימייל ייקח יותר מחמש דקות, תכלול יותר מחמש שורות או תדרוש יותר מחמש חילופי דברים כדי לקבל פתרון, אולי עדיף להרים טלפון. מצד שני, אם אתה צריך לתקשר הרבה פרטים שאנשים יצטרכו להתייחס אליהם מאוחר יותר, דואר אלקטרוני עשוי להיות אמצעי התקשורת המושלם.

אבל גם לשקול מה אנשים מעדיפים. עבור חלק, שליחת הודעות טקסט למטרות עבודה היא הפרת גבולות בלתי הולמת, אך עבור אחרים היא מקובלת היטב. או במקרים מסוימים, אתה עלול לפספס מישהו בצ'אט של Teams, אבל לתפוס אותו בקלות בדוא"ל. ועבור איש המכירות שנמצא תמיד במכונית שלו, שיחות טלפון עשויות לעבוד הכי טוב.

מס' 2 - עבור לשידור חי

למרות שהרבה מהעבודה עברה מרחוק, יש עדיין ערך עצום בתקשורת חיה. על פי מחקר LiveCareer, 83% מהמשיבים הסכימו שתקשורת מקוונת נוטה יותר לגרום לאי הבנות מאשר תקשורת אישית. באופן מעניין (או מפחיד), זה היה נכון במיוחד בתחום הבריאות שבו 97% האמינו שתקשורת מקוונת גורמת לבלבול.

ו-81% מהאנשים מצאו שתקשורת מקוונת גוזלת יותר זמן מאשר תקשורת אישית. ייתכן שייקח זמן רב יותר להתחבר, אך לאחר שתעשה זאת, סביר להניח שיהיה לך קל יותר לפתור שאלות או לשתף מידע באופן אישי.

הקסם של תקשורת פנים אל פנים הוא כמובן צפיפות המידע שאתה מסוגל לעבוד דרכו. אתה יכול לשתף ניואנסים של מידע ורגשות הקשורים לבעיה ולהגיע במהירות לפתרון כאשר אתה יכול לכלול את המידע הלא מילולי שמגיע מדיונים חיים. אפילו שיחות טלפון מאפשרות החלפה גדולה יותר של צפיפות מידע באמצעות צלילי קול, מהירות דיבור או הפסקות בשיחה.

ודיונים חיים גם בונים מערכות יחסים בצורה יעילה יותר. כשאתה חולק גלגול עיניים או משיכת כתפיים, אתה סומך על מישהו עם הרגשות שלך או חוסר הוודאות שלך. כשאתה רוכן קדימה, יוצר קשר עין, נותן חמלה או צוחק יחד, אתה מפגין את הקשב והנוכחות שלך עם מישהו.

אז, התייצב במשרד, צלצל למישהו בפלטפורמת הווידאו שלך או הרם טלפון כדי לפתור בעיות.

מס' 3 - השקיעו זמן

אם אתה מבלה זמן בבדיקת מיילים, אתה בחברה טובה. רוב האנשים (40%) בילו שעתיים עד שלוש ביום בבדיקת דוא"ל. אחריו הגיעו 33% מהאנשים שבילו רק שעה או שעתיים.

הזמן שאנשים בילו בבדיקת אימייל התבסס בחלקו על קביעות. אלה עם ניסיון של שנה או שנתיים בלבד השקיעו הכי פחות זמן בבדיקת דוא"ל ואלה עם הקדנציה הארוכה ביותר בילו הכי הרבה זמן. זה יכול להתבסס על תעבורת הדוא"ל שהם קיבלו או התפקידים שבהם הם היו. אם אנשים מרחיבים את הקשרים שלהם והשפעתם על הקריירה שלהם, הם עשויים להיות יותר בלולאות תקשורת או דוא"ל, מה שדורש את הזמן והתשומת לב שלהם.

זה כנראה קשה לנקות את תיבת הדואר האלקטרוני. למרות 69% מהאנשים שמקדישים שעה עד שלוש שעות למיון ומחיקת מיילים בכל שבוע, רק ל-38% היה אי פעם טעם מתוק של "תיבת דואר אפס" ללא אימיילים בתור.

לתקשר ביעילות לוקח זמן, אבל זה גם שווה את המאמץ. מנהיגים שהם נוכח ונגיש נוטים להיות אלה שסומכים עליהם יותר. וקולגות שמגיבים וטובים במעקב הם אותם אנשים נוטים להעדיף לעבוד איתם. הרגלים שהופכים אותך לנגיש ומגיב יותר מפחיתים את הטיית הקרבה ומוסיפים לאמינות שלך.

אז עיין במיילים והשב במהירות לאלה שקל או שאנשים מחכים לך עליהם כדי להמשיך בעבודה שלהם. לאחר מכן, תעדוף את המיילים החשובים, אבל שידרשו יותר מזמנך או ריכוז. ורכז אותם כך שתוכל להגדיר בלוקים של זמן להגיב כאשר יש לך תקופה ממוקדת.

# 4 - היו מגיבים

הציפיות לזמן התגובה לדוא"ל הסלימו, כאשר רוב האנשים רוצים תשובה לדוא"ל תוך שעות:

• 1-2 שעות, 19%
• 3-6 שעות, 39%
• 7-12 שעות, 32%
• 13-23 שעות, 7%
• 24 שעות ויותר, 3%

בנוסף, אנשים מגיבים לעתים קרובות לאימיילים מחוץ לשעות העבודה - כאשר 84% אומרים שהם בודקים את תיבות הדואר הנכנס של העבודה מחוץ לשעות העבודה. כשנשאלו באיזו תדירות הם בודקים דוא"ל, 49% אמרו שהם בודקים דוא"ל כל כמה שעות, 20% בודקים כל שעה ו-24% בודקים פעם ביום.

ההימור הטוב ביותר שלך יהיה לבדוק דוא"ל בקצב התואם את דרישות העבודה שלך ואת הסגנון שלך. אם אתה בתפקיד הדורש מעקב מיידי יותר, ברור שתרצה לבדוק לעתים קרובות יותר. אבל אתה יכול גם לשקול את ההעדפה שלך לגבולות.

עבור חלק מהאנשים, בדיקה סדירה יותר למעשה משחררת מתח - ביצוע דברים ויציאה מהצלחות שלהם ומספק סיפוק. עבור אנשים אחרים, זה עשוי לעבוד טוב יותר להגדיר מיכלים של זמן במהלך היום שבו אתה יכול לטפל בהודעות דוא"ל בבת אחת.

אתה יכול גם לקבוע גבולות עם עמיתים. היה שקוף לגבי האופן שבו אתה אוהב לקבל תקשורת, באיזו תדירות תבדוק ולמה אנשים יכולים לצפות מבחינת המעקב שלך. פתיחות לגבי הגישות שלך לעבודה יכולה לעזור לך וגם לעמיתיך לעבודה להיות יעילים יותר - לדעת למה לצפות אחד מהשני.

The Balance

האמינות המקצועית שלך מבוססת על גורמים רבים, אבל מעקב, מעקב ותקשורת מצוינת נמצאים בראש הרשימה מבחינת האופן שבו אנשים יעריכו אותך, ילמדו לסמוך עליך וירצו לעבוד איתך.

הציבו לעצמכם גבולות בריאים, אך קחו בחשבון גם מה חברי הצוות צריכים מכם כדי להצליח. איזון בין הצרכים שלך לצרכים של אחרים תורם להצלחתך, אך גם לאושרך ולהגשמה.