האם 'קצין הפשטות הראשי' הוא התואר הבא שלך?

חברת חלב איסלנדית Siggi's הוא המותג האחרון ליצור את התפקיד של ראשי הפשטות (CSO). ולמרות שההכרזה עשויה להיות תעלול יחסי ציבור חלקלק, רישום המשרות מציין את שינוי התרבות של החברה לכיוון הפשטות כ"מושרש ברעיון של חופש וגמישות".

הצורך ההולך וגובר ב-CSOs אומץ על ידי חברת היופי הגדולה בעולם לוריאל, סטארט-אפים טכנולוגיים כמו CodeXTeam ו-IAIAO - וחברה מכל הגדלים ביניהם. דרך תהליך המחקר והכתיבה למה פשוט מנצח, ראיינתי יותר מ-100 מנהיגים ברחבי העולם, כולל מספר CSOs, וגיליתי טקטיקות נפוצות המשמשות את המפשטים היעילים ביותר במנהיגות.

אם אתה בתפקיד בכיר ומוצא את עצמך במסע צלב נגד מורכבות, חקור את השלבים המפשטים להלן. הם יכולים לספק מסגרת לפישוט בהיקף הנוכחי שלך...ולהעניק לך ניסיון בעולם האמיתי לקראת תפקיד עתידי כ-CSO.

1. לנסח חזון פשוט. סביר יותר שפשטות תתפוס אחיזה כאשר אחרים משקיעים במטרה שלך, אז הזמינו עמיתים ועובדים לשקול. שאלות סקר לדוגמה יכולות לכלול: "במשפט אחד, מה המשמעות של הפשטות עבורנו?" ו"איך דרך עבודה פשוטה יותר יכולה להשפיע על הארגון שלנו או על העסק הכללי?" ו"איזה משימות מהצוות שלך אתה מוכן להשעות בשירות של פישוט?" שלב את התובנות של כולם בשאלות כמו אלה - ותן קרדיט היכן שצריך כשאתה חולק את החזון בכל הארגון.

2. פשט את האסטרטגיה שלך. כמו גננים אדונים, המפשטים מכירים בכך שפינוי עודפים יפיק יבול חזק יותר. בארגון שלך, כייל מחדש את הגישה שלך לתכנון אסטרטגי על ידי אימוץ חשיבה פחות-זה-יותר. אל תוסיף טקטיקות, יעדים, מוצרים או תוכניות נוספים, אלא אם כן אחד מהם הוסר בו-זמנית מהתוכנית הקיימת שלך. על ידי החזקת הקו, אתה שולח הודעה ציבורית על מה שפישוט מייצג (והמחויבות שלך לכך).

3. הירשם לסובסידריות. דחיפת קבלת ההחלטות לרמה הנמוכה ביותר האפשרית ידועה בשם עקרון הסבסוד. קבוצת מנהלים ב- Merck Canada החליטה ליישם את הרעיון הזה. ביחד, הם הסכימו להפסיק לקבל החלטות שהדיווחים הישירים שלהם כבר מורשים לקבל. בסך הכל, אנשים קיבלו החלטות חכמות ודיווחו שהם מרגישים יותר בעלות על התוצאות. יתר על כן, קומץ עובדים שהפגינו ביצועים נמוכים החלו לשנות את התנהגותם ברגע שהם קיבלו אחריות ציבורית על החלטות. והתוצאה הטובה מכולם? המנהלים הללו למעשה מצאו את עצמם עם כמה שעות של זמן חדש שהתפנה מדי חודש.

בארגון שלך, הטל על כל אחד מהדיווחים הישירים שלך לקבל שלוש החלטות החודש שבדרך כלל כרוכות בקלט או באישור שלך. שאלות כמו "האם עלי להזמין את פריה לפגישת הביקורת השבועית?" או "האם אוכל לפתוח תפקיד למנהל תקשורת חדש?" כבר לא צריך להיות מכוון בדרך שלך. בעוד חודש מהיום, אסוף את הצוות שלך וגלה אילו החלטות הם קיבלו ו אילו סוגי החלטות אחרים הם יתחייבו לקבל בעצמם בחודש הבא. ברגע שאנשים מתרגלים לקבלת החלטות, הגדל את מספר הבחירות החודשיות שהם עושים לחמש, 10 ובסופו של דבר ל-20.

4. השטח את ההיררכיה שלך. ככל שחברות צומחות, מתווספות שכבות ניהול - ומקבלי ההחלטות נעשים מרוחקים מהמציאות בשטח. בסופו של דבר רעיונות טובים, ואפילו המצאות משבשות בתעשייה כמו האייפון, נמצאים בסיכון להתעלמות או באיחור לשוק. כדי לזהות הזדמנויות ייעול עבור התרשים הארגוני שלך, שקול את תפקידו של כל אדם במבנה הדיווח הקיים. האם אתה מזהה פיטורים? אנשים מכוסים בסילו? השווה את מבנה הדיווח שלך לנורמות בתעשייה: האם תוכל להגדיל את טווח הבקרה עבור תפקידים מסוימים? ענה על שאלות אלו מתוך מחשבה ובמטרה לבטל שכבות.

5. הגדר מדדים ברורים. מהקטנת שכבות הניהול ועד להגברת שימור העובדים, המדדים הנכונים יתמכו ביעדי הפישוט שלך ויעודדו שינוי התנהגות. מדדים לדוגמה יכולים לנוע בין "ירידה במספר שכבות האישור להעסקה" ו"מספר השעות החודשיות שנחסכו מקבלת החלטות של חברת בת" ל"מספר השלבים שהוסרו מתהליך פיתוח המוצר שלנו". אל תהסס ליצור מדדים משלך, כל עוד הם מועילים גם ליחידה העסקית שלך וגם לחברה.

לפני שתחליט על היעדים שלך עבור כל מדד, הקפד לקבוע את מקום ההתחלה שלו - קו הבסיס שלך - כדי שתוכל לראות כמה רחוק הגעת בעוד כמה חודשים. עם כל מדד, חשב איפה הדברים עומדים היום ו איפה אתה רוצה שהם יהיו. לדוגמה, אם אתה משקיע כרגע שבע שעות בחודש באישור, חתימה או בדיקה אחרת של החלטות של אנשים, אז 7 הוא קו הבסיס שלך. כעת הקצה יעד לכל מדד שנוחת איפשהו בין ריאלי לשאיפה.

לבסוף, בקש מכמה מנהלים מהימנים לסרוק את המדדים המוצעים שלך לאיתור השלכות לא מכוונות. לדוגמה, אם ברצונך לעקוב אחר "כמות החיסכון בעלויות הנובעות מפגישות שנמחקו", ודא שהמדד לא דוחף אנשים לבטל באופן עיוור כמה שיותר פגישות. יתכן שתהיה פטפטת יומית קיימת שמונעת יתירות ומגבירה את זרימת העבודה. ביטול פגישה חשובה כזו עלולה לעלות בסופו של דבר לארגון כסף, אז תקשור את היעדים שלך כמו גם את המדדים. שקול להתאים אישית כל מדד (כלומר, עקוב אחר חיסכון בעלויות על ידי ביטול ארוך פגישות) עם פוטנציאל לתופעות לוואי שליליות.

קציני הפשטות הראשיים עושים זאת למשימתם להבטיח שכל חבר צוות יוכל לנווט את יום העבודה שלו בכמה שפחות מורכבות. בין אם החברה שלך כוללת 100 עובדים או כמה עשרות, הטקטיקות שלמעלה נועדו להפוך את הפשטות להרגל בכל רמה. על ידי מיצוב הפשטות כאתוס של הארגון שלך - והוספת מדדים המניעים אנשים - זה יכול להניע שינוי חיובי בקבלת החלטות, במבנה הדיווח ובמעורבות העובדים.