גוגל השיקה את Simplicity Sprints. הנה גרסת ה-DIY שלך

בסוף יולי, גוגל הכריזה על ספרינט ה- Simplicity Sprint הראשון שלה, שמטרתו "תוצאות טובות יותר בפחות זמן". לדברי המנכ"ל סונדאר פיצ'אי, Simplicity Sprints תעסיק את העובדים בעבודה עם בהירות ויעילות מוגברת; לזהות אילו מהמורות מהירות ניתן להסיר לתוצאות טובות ומהירות יותר; וכיצד לנקוט בגישה יזמית לסילוק פסולת.

רובנו לא מפשטים את העבודה שלנו כי אנחנו לא יודעים מאיפה להתחיל. מה כדאי לפשט קודם? ואיך מפנים זמן לעשות את זה? כמו כן, איך אתה יודע מהי התיירות הארגונית לעומת העבודה שאתה רשאי לשנות?

שאלתי את אותן השאלות לפני עשור כשהתחלתי לראיין אנשים ברחבי העולם על מה שהפך למה פשוט מנצח. באופן מזעזע, נתקלתי במעט מאוד פתרונות למורכבות במקום העבודה. מלבד מתודולוגיית התוכנה Agile ו-Lean Six Sigma - שם נרדף ליצרנים גדולים בשנות ה-90 - לארגונים לא היו הרבה אפשרויות לפשט.

היום, לא צריך צבא של מנהלי פרויקטים או יועצים יקרים כדי לפשט את יום העבודה. כל מה שאתה צריך הוא הרצון לעשות שינוי - ונכונות לנסות את ספרינט עשה זאת בעצמך למטה.

1. פשט כל טופס/מסמך/דוח שדורשים יותר מ-30 דקות או שלושה עובדים. אילו מסמכים, טפסים או דוחות מבאסים זמן עבור הארגון שלך? האם אתה יודע אם צוותים אחרים משכפלים את אותו מאמץ או נתונים? מצא הזדמנויות מיידיות לפשט על ידי פירוט כל טופס/מסמך/דוח שלוקח יותר מ-30 דקות או שדורש יותר משלושה חברי צוות למילוי.

מכאן, החלט אילו מהמשימות הללו ניתן לייעל, להשהות או לבטל. אם אתה זקוק לרכישה ממישהו גבוה יותר, השתמש בשפה מונעת פתרונות כדי למסגר את בקשתך (כלומר, "שינוי זה יאפשר לצוות שלנו להקדיש X מספר שעות שבועיות למטרות אסטרטגיות כמו Y או Z"). אם אף אחד לא יחמיץ את המשימה עד הרבעון הבא ואין השפעה שלילית, בצע פעולה כדי למחוק אותה לנצח.

2. עודדו ותגמלו עובדים שיוצרים דרכים לעקיפת הבעיה שמפשטות תהליך מתסכל או משימה שגוזלת זמן. כאשר העובדים שלנו יוצרים דרכים לעקיפת הבעיה, זה סימן שתהליך או מערכת מאטים את זרימת העבודה שלהם. בהנחה שבריאותו או בטיחותו של אף אחד לא נמצאים בסיכון, אני מעריץ גדול של דרכים לעקיפת הבעיה. הם קיימים בצומת של פישוט וחדשנות כהזדמנויות להעצים את חברי הצוות ולשפר את הפרודוקטיביות הארגונית.

כדי להתחיל להסיר צווארי בקבוק ו מתגמלים את אלה שמפשטים את העסק שלך, הכריזו על תחרות חודשית לפתרון האפקטיבי ביותר לעקיפת הבעיה. הזמן אנשים מכל תחום ומכל רמה בחברה שלך - והסר את שמות המשתתפים/יחידות מהגשות כדי למנוע הטיה מצד השופטים. הקריטריונים ל"יעיל ביותר" ישתנו בהתאם לתעשייה ולגודל הארגון שלך, אך וודא שהתגמול על הפתרונות לעקיפת הבעיה להניע את העובדים שלך.

3. ארח מפגשי פישוט שבועיים או חודשיים. הזמן עובדים ומנהיגות לבוא מוכנים לזהות משימה, פגישה או תהליך אחד מסובך או מיותר מיותר. המטרה היא לבטל, למיקור חוץ או לפשט כמה שיותר מהמשימות הללו במהלך הפגישה. שקול לקיים מפגשים אלה במקום כשעה 4:XNUMX Happy Hour - בירה וחטיפים חינם נוטים לעודד השתתפות - או קבע אותם ב- שעת הזהב עבור הצוותים המבוזרים שלך.

כל ארגון רוצה ביצועים טובים יותר. והפשטות היא הדרך שלך קדימה. החל משלוש הטקטיקות שלמעלה, אתה יכול להתחיל לגלף מורכבות וליצור מקום לעבודה משמעותית יותר. לא רק שאתה יכול לנהל את הספרינטים הללו באופן וירטואלי, באופן אישי או היברידי, אתה יכול להחליף אותם עבור הפגישות או הדוחות הלא פרודוקטיביים שאתה והצוות שלך מחסלים.