כאוס בבית: ניהול מורכבות במקום העבודה

ב מאמר קודם, דיברתי על איך המורכבות במקום העבודה ועומס העבודה פועלים כמו גל של התנגדות שדוחף את כל המאמצים של מנהיגים להניע את הארגון קדימה. והסביר איך עם הזמן זה יכול להיבנות לצונאמי שמשתלט ומטביע את כוח העבודה.

כאשר זה קורה, הביצועים מחמירים ככל שהמנהיגים הופכים מתוסכלים יותר ומבולבלים יותר. מטריד יותר הוא כיצד מורל כוח העבודה מתדרדר, והעובדים מתחילים לחשוב על האפשרויות שלהם, כמו קפיצה על ספינה. לתקן את המצב הזה קשה במקרה הטוב, ובמקרים רבים, זה ממש בלתי אפשרי בלי מנהיגות חדשה.

עבודה אקדמית רבה נערכה על מקום העבודה והשפעתה על כוח העבודה. הנה כמה נקודות שתמצא שוב ושוב:

• המורכבות במקום העבודה ועומס העבודה נמצאים במגמת עלייה ויש להם השפעה ישירה על הביצועים הארגוניים.
• עם הזמן, מקום עבודה כאוטי לא רק ידרדר את ביצועי הארגון אלא גם ישפיל את תרבות הארגון.

פיטר דרוקר המנוח, הכריז על גורו הניהול של המאה על ידי ניו יורק טיימס, הזכיר לנו שוב ושוב, "כאוס הוא הזדמנות, לא איום." הוא הציג את האמונה הזו במהלך הקריירה בת חמישים פלוס שלו כיועץ ניהול. הוא האמין שהפיכת כאוס להזדמנות היא סימן למנהיג גדול.

הוא הוכיח שוב ושוב שזה המצב. אבל האם דברים משתנים? האם שינוי הפרדיגמה הנוכחי שונה? ככל שהתפשטות הטכנולוגיה ממשיכה להפוך את מקום העבודה לסביבה מורכבת מתמיד לביצוע דברים, האם ניתן להפוך כאוס להזדמנות.

במידה מסוימת, כל החברות חוות רמה מסוימת של כאוס, אך בדרך כלל ניתן לנהל אותה. אני מעז לומר שמנהיגות בסביבה כאוטית נפוצה היום יותר מאי פעם. מה שמדאיג מנהיגים יותר מכל הוא שזה פוגע ברוח האנושית. ההתמודדות עם כאוס במקום העבודה כיום היא הרבה יותר מסובכת ממה שהיה צריך בעבר. אני מאמין שדרוקר צודק. מנהיגים גדולים יתעלו מעל המאבק, ויהפכו כאוס להזדמנות להשיג את היתרון התחרותי. שאתה יכול לסמוך עליו!

כאשר מקום העבודה הופך לכאוטי, בדרך כלל ישנם גורמים רבים שמשחקים, ואף אחד מהם אינו תורם יותר מהנפח העצום של זרימת העבודה. עומס עבודה הוא תוצאה ישירה של שפע יתר של זרימת עבודה. כאשר נפח זרימת העבודה עולה על היכולת האנושית להתמודד, כאוס זוחל פנימה.

מחקר גדול שמגביר כיצד נפח זרימת העבודה לבדה יכול להוביל לכאוס במקום העבודה פורסם ב- כתב העת להתנהגות ארגונית בשנת 2020. הכותרת "דפוסי זרימה דינמיים במקום העבודה,הוא סיכם את הדברים הבאים:

1. זרימה במקום העבודה מייצגת דרגה גבוהה של משתנים אינדיבידואליים (הנוגעים לעצמי) המאופיינים ככאוטיים ב-75 אחוז מהמקרים שנחקרו.
2. רמות גבוהות של זרימה קשורות לכאוס.
3. רמות שונות של חווית הזרימה הנראות כמיזוג של פעולות, מודעות, גיל וסוג עבודה קשורות להופעתם של דפוסים שונים, לעתים קרובות לא רצויים (כגון, כאוטי, אקראי).

מחקר זה, כמו רבים אחרים על דינמיקת מקום העבודה וכוח העבודה, לא מותיר ספק רב שנפח זרימת העבודה לבדו מספיק כדי להפוך את מקום העבודה לכאוס. זה גורם למנהיגים להרגיש מוצפים בניסיון לעמוד בקצב. המחקר גם הראה כי ככל שהכאוס נמשך זמן רב יותר במקום העבודה, כך הביצועים מחמירים יותר.

מנהל בכיר של לקוח שירותי בריאות שחווה הרבה מאוד בעיות לקבל שליטה על כיוון הביצועים הארגוניים אולי אמר את זה הכי טוב כשהכריז, "יש לנו כאוס בבית!" זוהי תחילת הסוף עבור מנהיגים רבים, מה שהיה במקרה של מנהיג זה. החזרת השליטה על מקום עבודה כאוטי מחייבת בדרך כלל את הארגון להחליף את המנהיגות הנוכחית.

בעודו דן כיצד התפשטות הטכנולוגיה תורמת לכאוס במקום העבודה עם פיט בראדשו המנוח, נשיא ארגוני יועצים בע"מ, פרופסור בבית הספר לניהול ארגוני באוניברסיטת צפון קרוליינה, ויועץ נלווה למשרדנו, הוא שיתף, " הגורם העיקרי למקום העבודה הכאוטי של היום נובע מעומס בעבודה. מנהלים משתמשים בטכנולוגיה כנשק לצמצום מספר העובדים, שבמידה רבה אחראית לעלייה בעומס העבודה. עם הזמן, העובדים הופכים פחות קשובים, פחות מעורבים ופחות פרודוקטיביים מה שמוביל לביצועים ארגוניים גרועים".

גם אני ראיתי מנהיגים שמשתמשים בטכנולוגיה כדי להצדיק את התקשרות הגומייה של המשאבים מתוך מחשבה שהיא לבדה תאפשר לארגון לעשות יותר בפחות. הערכת התשואה על ההון האנושי מעת לעת וביצוע ההתאמות המתאימות היא טובה והכרחית. עם זאת, כאשר מנהיגים מצמצמים את כוח העבודה פשוט הבינו שנפח העבודה גדל באופן יחסי על העובדים הנותרים.

הגישה של "עשה יותר עם פחות" היא עובדה בחיים הארגוניים. אבל אל תהיו עיוורים לעובדה שיש גבול שמעבר לו הארגון מפסיק לעבוד כליל ולא משנה כמה טכנולוגיה נערמת כדי לחלץ את המצב - זה רק מחמיר את המצב!

בעוד גל ההתנגדות שנוצר כתוצאה מהתפשטות הטכנולוגיה ממשיך לכרסם במח של החיים הארגוניים, מנהיגים חייבים למצוא פתרונות שמפשטים ולא מסבכים את הדינמיקה של מקום העבודה וכוח העבודה. משמעות הדבר היא לשנות את האופן שבו מנהיגים חושבים ופועלים - אף פעם לא דבר קל לעשות!