האם פחות פגישות יכולות להפוך יציאה שקטה? מחקר אומר 'כן'

הדרישה ל"אפס פגישות" הפכה לקלף מיקוח עבור עובדים השוקלים להחליף עבודה, על פי מחקר חדש מחברת התוכנה Otter.ai ואוניברסיטת צפון קרולינה בשארלוט. המשתתפים דיווחו שיש להם יותר מדי פגישות ביומנים שלהם, מה שגורם להם להרגיש "עצבניים" ו"מתוסכלים".

בחדשות אחרות... מים זה החוק.

פגישות פנימיות היו תחום עוקצני כבר יותר מעשור, אך המינוף שהפעילו עובדים על רקע ההתפטרות ההמונית אמור להניע מנהיגים לבחון מחדש את היבט זה של הארגון שלהם. כמומחה במקום עבודה עם מספר ספרים וא TED לדבר בפשטות, "אפס פגישות" הוא זעקת הגיוס שלי כבר שנים.

פרסומת

דרך תהליך המחקר למה פשוט מנצח, מצאתי שהמורכבות במקום העבודה נובעת משני מקורות: הארגון עצמו ו עובדים בודדים. המורכבות הארגונית מתייחסת לתקנות התעשייה, כמו גם למספר האנשים, הצעדים, ההחלטות ונקודות הנתונים הנדרשות כדי לעשות משהו משמעותי בחברה שלך. לדוגמה, מספר האישורים בתהליך הגיוס שלך או דרישות התאימות לניהול נתוני צרכנים בבריטניה או דרום קוריאה.

מורכבות אינדיבידואלית, לעומת זאת, מתייחסת לסרטון עורפי שנוצר על ידי אדם אחד או ארגון בודד. דוגמה בעולם האמיתי הוא אותו סמנכ"ל שמקיים פגישה שבועית של חמש שעות או היחידה העסקית עם כישרון מיוחד ל-PowerPoints המכילים יותר מ-200 שקופיות.

בחברה שלך, פגישות מושפעות מהתרבות הארגונית כמו גם מהאנשים שמובילים ומשתתפים בהן. כדי לשרש את המורכבות בפגישות שאתה מוביל או משתתף בהן, ענו על ששת ההצהרות הבאות עם "באופן עקבי", "לפעמים", "לעתים רחוקות" או "אף פעם".

פרסומת

1. אני מבלה 20% או פחות מזמני בכל שבוע בפגישות/שיחות לא פרודוקטיביות.

2. אני מפעיל/מעודד את הצוות שלי לפעול מתוך מחשבה על פישוט.

3. הפגישות שאני מנחה מתחילות ומסתיימות בזמן.

4. לפגישות בארגון שלי יש מטרה וסדר יום ברורים.

5. רק אנשים חיוניים מוזמנים לפגישות בהן אני משתתף.

6. אני מרגיש בנוח לדחות הזמנות לפגישה או להאציל נוכחות למישהו אחר.

פרסומת

חשב את הסכום הכולל שלך באמצעות כרטיס המידע הבא עבור כל תשובה:

· בעקביות = 0

· לפעמים = 1 נקודה

· לעיתים רחוקות = 2 נקודות

· אף פעם = 3 נקודות

אם הסתדרת 1 עד 4 נקודות, חפש הזדמנויות לפשט את הפגישות בארגון שלך. נכון לעכשיו, היבט זה של היום-יום שלך הוא פונקציונלי, אבל לפחות תשובה אחת של "אף פעם" או "לעיתים רחוקות" יוצרת מורכבות. בדוק את האזור הזה ותקן את המסלול כעת כדי למנוע זיהום בהיבטים אחרים של העסק.

פרסומת

אם הסכום הכולל שלך הוא 5 עד 9 נקודות, פגישות בארגון שלך מציגות סימפטומים של מורכבות ואם לא יסומן, ככל הנראה יתפשטו להיבטים אחרים של פעולות. שקול לבצע ביקורת פגישות באופן מיידי כדי לקבוע אילו פגישות בעלות ערך - ואילו יש לזרוק לאגם האש.

אם קלעת 10 עד 14 נקודות, פגישות הן מקור עיקרי למורכבות. סביר להניח שהבעיה חורגת מהארגון שלך ומתפשטת לכל החברה. עם המורכבות שמשפיעה על כל דבר, החל מפגישות סטטוס וסיעור מוחות ועד לתכנון וקבלת החלטות, יש להניח שהחברה שלך תקועה בהילוך ראשון במספר חזיתות.

לבסוף, אם חישבת סכום של 15 או יותר, פגישות הגיעו לרמות מסוכנות של מורכבות. למרות שמשאבי החברה מתבזבזים בקצב מדאיג, העובדים קיבלו את הסטטוס קוו. אנשים השלימו עם מנטליות של הפסקה שקטה או שהם מנסים באופן פעיל לחבל בסוכני שינוי. כך או כך, מצב הפגישות שלכם דורש התייחסות מיידית.

פרסומת

כעת, שתפו את ששת ההצהרות והאבחון עם הצוותים שלכם ובקשו מהם ליצור את הסיבות הסבירות לכך שהמורכבות חטפה את הפגישות - והציעו רעיונות לפישוט. קבע פגישה כדי לדון הן בסיבות והן בפתרונות, שאותם יש ללכוד על לוח לבן.

לאחר דיון בהיתכנות של פתרונות, בצע הצבעה על אילו שלושה ליישם באופן מיידי - ועשה זאת. דוגמאות לפתרונות עשויות לכלול "הגבלת פגישות לשמונה או פחות משתתפים" או "כל הזמנה לפגישה חייבת לכלול סדר יום" ו"התחייבות לימי שישי ללא פגישות". כדי למנוע חזרה לעסקים כרגיל, שקול ליצור מנטרה לפגישה עם הציפיות הללו ולשתף אותה בכל החברה.

אם אתה צריך לאמת את הגישה החדשה הזו לעסק הגדול יותר, כלול תזכורת שפגישות הן יקרות. צמצום או ביטול פגישות מיותרות לא רק ישפר את מורל העובדים ותגביר את שימור, אלא גם עוזר לארגונים לצמצם עלויות באופן דרסטי. עבור חברות עם 100 עובדים, החיסכון הוא בסביבות 2.5 מיליון דולר בשנה ועבור חברות של 5000, הנתון עולה ליותר מ-100 מיליון דולר.

פרסומת

בחינת האופן שבו מתנהלות פגישות בארגון שלך - וביטול פגישות שהאריכו את התועלת שלהן - יכולים לעזור לשמר עובדים ולנתב את העסק לעבר פרודוקטיביות גבוהה יותר. עודדו את הצוות שלכם לדחות כל פגישה ללא מטרה ברורה, מקבל החלטות או סדר יום ותגמל עובדים שמפגינים באופן עקבי אומץ בתחום זה. המשך להטיל ספק בפגישות חדשות ולייעל את הפגישות הנוכחיות ותראה שינוי הרחק מהפסקה שקטה לכיוון עבודה חכמה ופשוטה יותר.